Ressources pour les administrateurs de régime

Remplissez la Convention d’accès en ligne, puis transmettez-la par courriel à l’adresse admin@groupinsurance.rbc.com ou par télécopieur au numéro 1 855 257-1599. Vous recevrez un courriel de bienvenue une fois votre demande traitée.

Ouvrez une session sur le portail Administration en ligne, puis remplacez votre adresse courriel dans votre profil.

Veuillez communiquer avec le Service clientèle de RBC Assurances au numéro sans frais 1 855 264-2174.

Sélectionnez « Mot de passe oublié » à la page d’ouverture de session du portail Administration en ligne, puis répondez aux questions d’identification personnelles. Votre compte sera bloqué après trois tentatives infructueuses de saisie de votre mot de passe. Si votre accès est bloqué ou si vous ne pouvez pas répondre aux questions d’identification personnelles, veuillez nous appeler au 1 855 264-2174.

Vous n’avez peut-être pas l’accès approprié. Examinez et remplissez la Convention d’accès en ligne. Veuillez nous faire parvenir le formulaire dûment rempli par courriel à l’adresse admin@groupinsurance.rbc.com ou nous appeler au 1 855 264-2174.

Le Formulaire d’adhésion à l’assurance collective renferme les renseignements que vous devez saisir pour traiter l’adhésion de votre employé. Demandez à l’employé de remplir le Formulaire d’adhésion à l’assurance collective, puis ouvrez une session sur le portail Administration en ligne pour traiter l’adhésion de l’employé. Conservez l’original du formulaire en dossier. Consultez la section « Marches à suivre » « Ajouter un participant au régime » du Guide de l’administrateur du régime.

Pour procéder à l’adhésion d’un membre, vous ne pouvez pas laisser vierge l’espace réservé aux réponses aux questions sur les assurances maladie complémentaire et soins dentaires. Sélectionnez simplement « Personne seule », puis continuez.

Pour renoncer à la période probatoire dans le cas d’un nouvel employé, l’une des conditions suivantes doit être remplie :

• Il s’agit d’une condition d’emploi.

• L’employé est passé d’un emploi à temps partiel ou sous contrat à un emploi à temps plein et il a satisfait à la période probatoire durant sa période d’emploi.

• L’employé gagne plus de 50 000 $ par année.

Pour renoncer à la période probatoire, inscrivez l’employé à l’aide de l’option « Ajouter un membre du régime ». Une fois à l’étape 2, confirmez que vous souhaitez renoncer à la période d’attente. Acceptez aux provisions et sélectionnez « étape suivante ».

• Si vous sélectionner « OUI » pour renoncer à la période d’attente, un menu déroulant apparaitra avec la confirmation des provisions pour renoncer à la période d’attente.

• Si le participant ne répond pas aux critères admissibles, vous pouvez modifier votre réponse et sélectionner « NON » et la période d’attente sera appliquée.

• Une fois que vous acceptez aux provisions pour renoncer à la période d’attente, sélectionner « Prochaine étape » et les avantages débuteront à partir de la date d’embauche.

Les relevés de facturation sont accessibles chaque mois en format PDF ou Excel à partir du portail Administration en ligne. Lorsque votre facture sera affichée sur le site, vous recevrez un courriel avec cette ligne d’objet : Votre facture a été affichée sur le site.

Vous pouvez consulter et imprimer vos livrets et contrats à partir du portail Administration en ligne.

Votre numéro de police d’assurance collective figure sur votre relevé de facturation d’assurance collective.

Pour éviter d’avoir à soumettre une preuve d’assurabilité, il est impératif que vous procédiez à l’adhésion de tous les employés admissibles au cours des 31 jours suivant l’expiration de la période probatoire, ou la date à laquelle ils deviennent admissibles à l’assurance.

La meilleure façon de procéder est d’appeler votre conseiller en assurance collective. Ils peuvent vous guider à travers toutes les options qui sont disponibles pour votre entreprise.

Ouvrez une session sur le portail Administration en ligne. Des instructions détaillées sur l’exécution de tâches spécifiques se trouvent dans la section « Marches à suivre » du Guide de l’administrateur du régime. Sélectionnez un sujet dans la liste déroulante. Les rubriques « Marches à suivre » comprennent : Ajouter un participant au régime, mettre fin à un participant au régime et plus encore. Si vous avez besoin d’aide, communiquez avec l’équipe de solutions d’avantages sociaux collectifs de RBC Assurance.

Pour modifier la désignation de bénéficiaire, là où la loi l’autorise, demandez au membre du régime de remplir le formulaire Désignation de bénéficiaire et conservez l’original dans vos dossiers. Vous pouvez apporter les changements nécessaires en ouvrant une session sur le site Administration en ligne, puis en modifiant les renseignements relatifs au bénéficiaire.

Vous devez toujours payer le montant qui figure sur votre relevé. Tout changement visant un employé qui a déjà été signalé, mais qui n’est pas pris en compte dans le relevé de facturation mensuel figurera dans le relevé suivant avec rappels de prime et crédits appropriés.

Si l’un de vos employés s’absente du travail pour une période prolongée et que vous prévoyez qu’il ne reviendra pas au travail avant la fin du délai de carence applicable à l’assurance invalidité de longue durée (ILD), le processus relatif à la demande de règlement devrait commencer.

Pour éviter ou réduire au minimum toute interruption de la paie de votre employé, il important de remplir les formulaires au moins huit semaines avant la fin du délai de carence (c.-à-d., la période qui doit s’écouler avant le versement des prestations).

Veuillez remplir la Déclaration de l’employeur en entier et joindre tout renseignement complémentaire exigé, comme la description d’emploi, le talon ou relevé de la dernière paie, le registre des présences, etc.

Votre employé devra remplir la Déclaration d’invalidité du client et la Déclaration du médecin traitant – Formulaire général, ou tout autre formulaire approprié compte tenu de son problème de santé. Veuillez noter que la déclaration du médecin traitant n’est requise que pour les demandes d’invalidité de courte durée (ICD).

Il incombe à votre employé de soumettre son formulaire ainsi que la Déclaration du médecin traitant directement à RBC Assurances. Les frais applicables à l’obtention de la Déclaration du médecin traitant sont à la charge de l’employé. Toutefois, nous verserons au médecin de votre employé des honoraires raisonnables s’il nous fournit des copies du dossier médical de l’employé, y compris ses notes de bureau, les résultats des tests, etc.

Trois moyens sont offerts pour la transmission des formulaires :

Par courriel : intake@rbc.com

Par télécopieur : 1 800 714-8861

Par la poste : Compagnie d’assurance vie RBC, Service des règlements, Assurance de personnes
C.P. 4435, succursale A
Toronto, Ontario
M5W 5Y8

Une fois les trois formulaires reçus (Déclaration d’invalidité du client, Déclaration de l’employeur et Déclaration du médecin traitant) par RBC Assurances, un spécialiste en règlements d’assurance invalidité sera affecté à l’étude de la demande de votre employé et entreprendra l’évaluation. Nous communiquerons avec vous et votre employé pour effectuer une entrevue téléphonique détaillée et il se peut que nous demandions des renseignements médicaux supplémentaires au médecin traitant.

Notre délai de traitement normal pour prendre une décision relative à une demande de règlement, entre le moment de réception de tous les formulaires et la fin de notre examen initial, est de 10 jours ouvrables.

Si la demande de règlement de votre employé est en suspens, c’est parce que nous avons besoin de renseignements supplémentaires de la part du médecin traitant ou de l’employé. Nous vous informerons, vous et votre employé, verbalement et par écrit, de ce dont nous avons besoin pour terminer notre évaluation de sa demande de règlement.

Le temps qu’il faut pour rendre une décision concernant une demande de règlement dépend de la complexité de l’état de santé de votre employé et d’autres facteurs qui l’empêchent de travailler. Par conséquent, une décision peut prendre plus de temps qu’une autre, car nous essayons d’évaluer et de comprendre parfaitement la situation médicale et fonctionnelle de l’employé et la façon dont celle-ci influe sur sa capacité de travailler.

La meilleure façon d’accélérer le processus décisionnel est de vous assurer que les formulaires sont dûment remplis et nous sont transmis sans délai. Les formulaires relatifs à la demande de règlement devraient nous être transmis au moins huit semaines avant la fin du délai de carence. Vous pouvez également encourager votre employé à faire sa part et à transmettre sa demande de règlement – et la déclaration de son médecin traitant – à RBC Assurances le plus rapidement possible.

Si la demande de règlement de votre employé ouvre droit à indemnisation, nous vous appellerons, vous et votre employé, pour vous communiquer notre décision. Nous vous fournirons des explications détaillées sur les prestations et la couverture et vous expliquerons la suite des choses et les attentes en ce qui concerne la gestion continue de sa demande de règlement. Une lettre d’approbation confirmant la décision et fournissant des précisions vous sera envoyée à vous et à votre employé.

Les prestations d’assurance invalidité seront versées aussi longtemps que l’employé est considéré être « invalide », selon la définition comprise dans votre police d’assurance collective. La durée des versements dépend de quelques facteurs importants : la gravité et la complexité du problème de santé, le temps nécessaire au rétablissement et le traitement du problème de santé, et toute période de réadaptation qui pourrait être nécessaire pour aider votre employé à reprendre le travail. Étant donné que chaque demande de règlement est unique et que la situation médicale diffère d’un employé à l’autre, la durée de versement des prestations variera.

Si la demande de règlement n’ouvre pas droit à indemnisation, nous fournirons une explication claire et détaillée de notre décision à votre employé par écrit et par téléphone. Nous vous informerons également de notre décision par écrit. Veuillez toutefois garder à l’esprit que les renseignements médicaux sont confidentiels et qu’ils ne vous seront pas fournis afin de protéger la vie privée de votre employé. Notre pratique courante est d’informer l’employeur de notre décision d’abord, et l’employé ensuite afin de vous donner un préavis.

Exemples des raisons pour lesquelles la demande de règlement de votre employé pourrait ne pas être approuvée :

• Il ne satisfait pas à la définition d’invalidité ;

• Sa demande de règlement est attribuable à une affection préexistante, c’est-à-dire qu’il est devenu invalide au cours d’une période déterminée précédant l’entrée en vigueur de votre police ;

• Il ne fait pas l’objet d’un suivi approprié par un médecin ;

• Il ne satisfait pas à l’exigence relative au nombre d’heures de travail minimum pour être admissible.

Veuillez vous assurer que votre employé a consulté la police d’assurance collective pour connaître en détail les conditions de l’assurance. S’il a d’autres questions, il peut s’adresser au spécialiste des règlements d’assurance invalidité qui a été affecté à son dossier.

Notre processus de règlement est conçu de façon que la demande de règlement de votre employé fasse l’objet d’une étude approfondie, équitable et objective. Votre employé a le droit d’en appeler de la décision au cours des 90 jours suivant la date de la lettre de décision. Le processus d’appel sera clairement décrit dans la lettre de refus. Il se peut que notre expert-conseil de l’Unité d’examen des appels communique avec vous pour obtenir de plus amples renseignements. Veuillez lui adresser toute question concernant l’appel.

Vous avez un rôle important à jouer. Vous pouvez aider l’employé en gardant le contact avec lui pendant son absence du travail. Soyez prêt à lui offrir des mesures d’adaptation pour lui permettre d’entreprendre un retour graduel au travail ou sur une base modifiée et faites-lui savoir que vous appuierez et faciliterez sa transition vers le travail. Ce lien avec le milieu de travail facilitera d’autant plus son retour.

Nous surveillerons les progrès de votre employé et déterminerons quand il sera médicalement apte à reprendre le travail de façon sécuritaire. Nous travaillerons en partenariat avec vous, votre employé et son médecin traitant pour coordonner la transition. La capacité à reprendre le travail fait partie de l’évaluation de la demande de règlement dès le début et, au besoin, nous pouvons désigner un de nos spécialistes en réadaptation professionnelle pour vous aider dans ce processus.

Le Centre de soutien des ressources humaines RBC Assurances fournit des renseignements utiles qui permettront à votre entreprise de se tenir à jour sur les lois sur les normes d’emploi. Pour accéder à ces ressources, ouvrez une session au portail Administration en ligne, puis cliquez sur le lien « Centre de soutien RH » affiché à la page principale.

Oui ! Le Centre de soutien des ressources humaines RBC Assurances vous donne accès gratuitement à des modèles de documents et à des politiques en matière de ressources humaines ainsi qu’à des renseignements sur les lois en matière de normes d’emploi. Pour accéder à ces ressources, ouvrez une session sur le portail Administration en ligne, puis cliquez sur le lien « Centre de soutien RH » affiché à la page principale.

Notre Programme d’aide aux employés Travail/Vie privée permet à vos employés d’accéder en tout temps à des services de soutien précieux et confidentiels.